Theo dõi tồn kho

Ba màn hình chỉ đọc. Không màn hình nào sửa được tồn kho — tồn chỉ đổi qua phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển và kiểm kê. Dùng đúng màn hình cho đúng câu hỏi thì tra nhanh hơn nhiều.

Câu hỏi	Màn hình
Còn bao nhiêu, ở kho nào?	Tồn kho
Vì sao con số đó đổi?	Lịch sử
Sắp hết cái gì?	Cảnh báo

Tồn kho — ảnh chụp hiện tại

Một dòng cho mỗi cặp sản phẩm × kho. Cùng một mã hàng nằm ở ba kho sẽ là ba dòng, không phải một dòng cộng gộp — vì "còn 10 cái" là vô nghĩa nếu cả 10 đang ở kho bạn không bán hàng.

Cột Khả dụng là số bán được. Lọc theo kho, loại hàng (Nguyên vật liệu, Bán thành phẩm, Dịch vụ…), và mức tồn — trong đó Chỉ sắp hết hàng là lối tắt hay dùng nhất.

Màn hình này chỉ đọc. Thấy số sai thì không sửa ở đây được — tìm nguyên nhân ở Lịch sử, rồi sửa bằng kiểm kê.

Lịch sử — vì sao con số đổi

Toàn bộ giao dịch nhập, xuất, chuyển và điều chỉnh. Mỗi dòng có chứng từ sinh ra nó và tồn sau giao dịch.

Đây là màn hình để trả lời "sáng còn 20, giờ còn 5, ai lấy?". Đọc từ trên xuống theo một mã hàng, cột Tồn sau cho thấy con số tụt ở đúng giao dịch nào, và cột chứng từ cho biết phiếu nào gây ra.

Mặc định lọc theo khoảng thời gian — nếu không thấy giao dịch đang tìm, kiểm tra khoảng ngày trước khi kết luận là mất.

Cảnh báo — sắp hết cái gì

Chỉ hai nhóm, tách riêng vì mức khẩn cấp khác nhau:

Nhóm	Nghĩa
Hết hàng	Tồn ≤ 0 — đang mất doanh thu
Sắp hết hàng	Dưới mức tối thiểu đã khai cho sản phẩm

Cột Còn thiếu là số cần nhập để về mức tối thiểu — dùng thẳng con số đó khi đặt hàng.

Cảnh báo chỉ chạy khi sản phẩm có khai mức tối thiểu. Sản phẩm không khai sẽ không bao giờ xuất hiện ở nhóm Sắp hết hàng, kể cả khi còn 1 cái. Danh sách trống hiện "Không có sản phẩm nào sắp hết hàng — tốt!", và câu đó chỉ đúng nếu bạn đã khai mức tối thiểu cho những mặt hàng quan trọng.

Vấn đề thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân
Tồn kho không khớp thực tế	Có phiếu nhập/xuất chưa duyệt — kiểm ở Lịch sử
Tồn âm	Đã bán khi hết hàng (POS không chặn) và phiếu nhập bị bỏ sót
Lịch sử trống	Khoảng thời gian đang lọc không chứa giao dịch nào
Cảnh báo luôn trống	Sản phẩm chưa khai mức tồn tối thiểu
Hàng chuyển kho đã đi mà kho nhận chưa có	Phiếu điều chuyển chưa chuyển sang Đã nhận

Lưu ý

• Tồn âm là tín hiệu, không phải lỗi. Nó nghĩa là đã bán ra nhiều hơn số đã ghi nhận nhập — gần như luôn do một phiếu nhập chưa được duyệt.
• Cả ba màn hình đều Tải xuống Excel đúng tập đang lọc, không phải toàn bộ dữ liệu.
• Đừng sửa lệch bằng cách nhập một phiếu khống. Dùng kiểm kê — nó để lại dấu vết giải thích được.