Kiểm kê kho
Đếm hàng thực tế và đưa sổ sách về khớp. Duyệt phiếu là lúc tồn kho bị điều chỉnh.
Đếm hàng thật trên giá rồi so với số hệ thống đang ghi. Chênh lệch là chuyện bình thường — vỡ, mất, bán quên ghi, nhập nhầm mã. Kiểm kê là cách đưa hai con số về khớp nhau có dấu vết, thay vì sửa tay tồn kho.
- 2
Đang kiểm
Đang đếm thực tế
- 3
Chờ duyệt
Đã đếm xong, chờ người có quyền xác nhận
- 5
Hoàn thành
Sổ sách khớp thực tế
Duyệt phiếu kiểm kê là lúc tồn kho thay đổi — thiếu thì trừ, thừa thì cộng. Trước bước đó, mọi con số đếm được chỉ là ghi nhận.
Chênh lệch mang dấu
| Dấu | Nghĩa | Hệ thống làm gì khi duyệt |
|---|---|---|
| − | Đếm được ít hơn sổ sách | Trừ tồn kho xuống bằng số đếm |
| + | Đếm được nhiều hơn sổ sách | Cộng tồn kho lên bằng số đếm |
Cột Chênh lệch (VND) quy chênh lệch ra tiền. Dòng tổng ở cuối là tổng giá trị tuyệt đối — cộng cả thiếu lẫn thừa, không bù trừ nhau. Con số đó trả lời "kỳ này sai lệch bao nhiêu", chứ không phải "lãi hay lỗ".
Một phiếu vừa thiếu mã này vừa thừa mã kia mà tổng bù về gần 0 không có nghĩa là kho ổn — thường là dấu hiệu bán nhầm mã giữa hai sản phẩm giống nhau.
Trước khi bắt đầu
- Đếm khi quầy không bán, hoặc chốt một thời điểm rõ ràng. Vừa đếm vừa bán thì chênh lệch tìm được là do bán chứ không phải do sai sót.
- Ghi phiếu nhập còn tồn đọng trước khi đếm — nếu không, hàng đã về kho nhưng chưa ghi phiếu sẽ hiện thành "thừa".
Đọc màn hình
Mỗi dòng: mã phiếu, phạm vi kiểm kê, kho, người phụ trách, ngày bắt đầu/kết thúc, chênh lệch quy tiền, trạng thái. Lọc theo kho, trạng thái, khoảng ngày; tìm theo mã phiếu hoặc ghi chú.
Vấn đề thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân |
|---|---|
| Đã đếm xong mà tồn kho chưa đổi | Phiếu chưa được Duyệt |
| Chênh lệch lớn bất thường | Thường do phiếu nhập chưa duyệt tại thời điểm đếm |
| Thiếu mã này, thừa mã kia, số gần bằng nhau | Nhiều khả năng bán nhầm giữa hai mã giống nhau |
| Không chuyển được trạng thái | Vai trò của bạn thiếu quyền sửa trên phân hệ Kho hàng |
Lưu ý
- Màn hình này không tạo được phiếu kiểm kê. Ở đây bạn xem, lọc, chuyển trạng thái, xuất Excel và xoá.
- Duyệt là thao tác không lùi được bằng một nút. Duyệt nhầm thì phải kiểm kê lại để đưa về đúng — nên xem kỹ chênh lệch trước khi duyệt.
- Sau khi duyệt, Kho hàng → Lịch sử có dòng điều chỉnh mang số phiếu kiểm kê. Đó là dấu vết để giải thích vì sao tồn kho đổi mà không có mua bán nào.